יצא לכם פעם להציץ בתיבת דואל של קולגה? כמה מיילים היו לו בתיבת הדואר הנכנס? כמה זה יחסית לכמות המיילים בתיבת הדואר הנכנס שלכם?
לי יצא לראות מספרים תלת-ספרתיים של מיילים שלא נקראו בתיבת הדואר הנכנס. לא פעם, ולא פעמיים.
אבל זה לא חייב הליות ככה. עם קצת התמדה ושימוש חכם ב"תיקיות" וב"כללים", ניתן לוודא שמיילים שלא צריכים להיות בתיבת הדואר הנכנס – פשוט לא יהיו שם.
לאן הם ילכו? יעברו לתיקיה אחרת להמשך טיפול, ובמקביל גם יעברו אל עובד אחר במשרד להמשך טיפול אם הדבר נדרש. במחשבה ראשונה, זה יישמע מצחיק להשקיע זמן בפתיחת "תיקייה" ויצירת "כלל" דווקא למיילים הכי פחות חשובים. הרי לוקח שניה להעביר אותם מתיבת הדואר הנכנס לתיקייה אחרת אם למחוק אותם, או להעביר אותם למי שצריך לטפל בהם.
אבל ה"מחשבה הראשונה" הזו מתעלמת משני היבטים פסיכולוגיים והתנהגותיים:
- אפקט העומס שגורם מספר גדול של מיילים בתיבת הדואר הנכנס.
- מיילים מסוימים גורמים לנו לפעול באופן מיידי, ובכך שוברים את ה- Workflow שלנו. ברגע שהם תופסים את העין בתיבת הדואר הנכנס אנחנו מיד רוצים לקרוא אותם ולעשות משהו שקשור אליהם.
הנה כמה דוגמאות שרב עורכי הדין מכירים:
- מייל ממערכת נט-המשפט – אין ספק שמייל כזה הוא חשוב – הוא מודיע על החלטה או פסק דין שניתנה בתיק שבטיפולנו. לפעמים אנחנו מחכים חודשים אולי שנים להודעה הזו. בהחלט אירוע מרגש שיכול "לעשות את היום" (או להרוס אותו ועוד כמה דברים על הדרך). הבעיה היא שההודעה תגיע בדיוק כשאנחנו באמצע ביצוע משימה אחרת. למשל הגשת מסמך לביהמ"ש בתיק אחר. אנחנו עובדים ואנחנו בפוקוס, המסמך שאנחנו עובדים עליו מוכן להגשה, רגעים אחרונים להוסיף תיקון חשוב, או את הנקודה הטובה שחשבנו עליה ושכחנו להוסיף (ונזכרים בה שנייה לפני ניסיון ההגשה הראשון). ואז בום הודעה קופצת מודיעה לנו על דואר נכנס, השם התיק האחר קופץ לנו לעין, ואז עוזבים את לתהליך ההגשה והולכים לקרוא את ההחלטה התיק האחר. אחרי שנקרא לבדוק עוד משהו, נחשוב על הצעד הבא. את ההגשה שהיינו באמצע שיחה לא נשלים בשעה הקרובה. אולי נשכח. את הנקודה שרצינו להוסיף בטח שכחנו. עכשיו אנחנו כבר לא רוצים להגיש את מה שעמדנו להגיש. דוחים לעוד שעה… במקרה הטוב.
- מיילים מספקים – קבלות, חשבוניות ובקיצור… אדמיניסטרציה. חשובה יותר, חשובה פחות, אבל כזו שעלולה לשבש את ה- Workflow לא פחות מפסק דין מביהמ"ש שמתפרץ בתור מייל ממערכת נט-המשפט. ספקים כולל גם את הבנק, וכולל גם מיילים שמודיעים שנכנס כסף משכר טרחה. אמנם משמח מאוד לקבל אותם, אבל כשזה קורה באמצע העבודה ומריץ אתכם לאתר של הבנק לראות את הכסף… זה משהו שאפשר לעשות אח"כ וחבל.
- ניוזלטרים – חלקם חשובים מספיק בשביל לרפרף עליהם מדי פעם. חלקם אפילו מצדיק קריאה מעמיקה יותר. אבל כשהם בתיבת הדואר הנכנס הם תופסים מקום בעין, מגדילים את מספר המיילים שחר נקראו, מעמיסים
- מיילים ממערכות Autoreplay – מדובר במערכות שמאשרות באופן אוטומטי קבלת מייל. שלחתם מייל – קיבלתם אחרי כמה דקות מייל שמאשר. מדובר במייל שצריך אולי לתייק, ואולי פשוט למחוק. כשאין כלל שמעביר אותו, נניח לתיקיית ארכיון לצורך מחיקה ידנית-עתידית – המייל הזה הוא עוד מייל שמגדיל את מספר המיילים בתיבת הדואר הנכנס שלכם. מיותר.
מה שתיארתי לעיל קורה לכולם בוריאציה כזו או אחרת.
עם כמויות המידע והעומס זה… בלתי נמנע – האמנם?
נדמיין לעצמנו את רצף האירועים הבא כפתרון לבעיות בדוגמאות א'-ד' שלעיל:
- מייל מנט המשפט – איך שהמייל יגיע, "כלל אוטומטי" יעביר את ההודעה מנט-המשפט לתיקיה ייעודית. עוה"ד יסיים את ההגשה וכשיתפנה לטפל בדוא"ל, יראה דואר חדש בתיקייה "נט-המשפט" מבלי לראות את תוכן ההודעה. כשיתפנה לטפל בהחלטות מנט-המשפט ייגש לתיקייה, יקרא את ההחלטה ויטפל בה.
- מייל מספק – יעבור מיידית למנהלת החשבונות ויתוייק בתיקיית "ספקים" כמייל שכבר נקרא. מדי פעם עוה"ד יעבור על התיקייה למטרות ביקורת.
- ניוזלטרים – יתוייקו בתיקיית ניוזלטרים כמייל שטרם נקרא. אם עוה"ד יתפנה לעיין בו – מה טוב. אם אין זמן – מדי פעם עוה"ד יסמן את כל הניוזלרים בתיבה כ"נקראו" או ימחק אותם. אין הרבה טעם לקרוא ניוזלטרים ישנים.
- מיילים ממערכות Autoreplay – יעברו באופן אוטומטי לתיבה ייעודית. אם אי פעם יתעורר הצורך להוכיח שנשלח מייל – אישור הקבלה האוטומטי נמצא בתיקייה.
אז איך עושים את זה בפועל?
קודם כל פותחים תיקיות. אני אוהב למקם אותן כתת-תיקיות של "תיבת דואר נכנס".
לוחצים עם הכפתור הימני של העכבר על "תיבת דואר נכנס" ופותחים תיקייה חדשה.
ככה:
גם לתיקייה שתיפתח אפשר לפתוח תת-תיקייה. בסוף זה ייראה ככה:
שימו לב שאאוטלוק מסדר את תתי התיקיות לפי סדר.
אחרי שהתיקיות מוכנות הגיע הזמן ליצור את הכלל.
ובתפריט שייפתח בוחרים בתיקייה שפתחנו:
לוחצים אישור ובתפריט שייפתח בוחרים "להחיל" את הכלל על הפריטים שנמצאים בתיבת הדואר הנכנס. זהו. הודעות מנט-המשפט יעברו ישירות לתיבה Net Hamishpat.
ד"א – הסיבה ששם התיקיה הוא באנגלית היא שזו התיקיה היחידה שלי באנגלית ולכן היא מופיעה ראשונה. אחריה מופיעות תיקיות בעברית לפי סדר הא"ב. "נט-המשפט" מתחיל בנ' ולכן היה נדחק יותר למטה. קצת תכנון.
זו הגרסה הפשוטה של ה"טריק" – והיא טובה למיילים שצריך לגרום להם "לדלג" על תיבת הדואר הנכנס ישירות לתקייה שאנחנו רוצים.
מה קורה אם אנחנו מקבלים כמה סוגי מיילים מאותה כתובת. למשל, ספק שהוא גם לקוח שאנחנו מייצגים בתיק. הוא שולח לנו 10 מיילים שהן קבלות מתוך מערכת הנהלת החשבונות שלו, ופעם בחודשיים הוא שולח מייל אישי להתעדכן במצב התיק שלו.
כאן צריך ליצור את הכלל מהתחלה:
בשלב הזה אפשר גם לסמן את האפשרות "העבר את ההודעה אל התיקיה שצוינה" ולציין תיקיה וגם לבחור באפשרות "סמן כנקרא". השילוב של כל אלה יביא לכך שמייל נכנס יעבור אל אחד מעובדי המשרד, ויתוייק בתיקייה בדואר הנכנס במצב "נקרא" שלא יציק לנו בעין (ובלב).
